המדריך המלא לתכנון בת מצווה בחצר הבית

בת מצווה בחצר הבית היא בחירה שלא נערכת רק משיקולי תקציב, יש מספיק סיבות טובות לחגוג בת מצווה בחצר הבית בצורה שתגרום לאורחים להרגשה ביתית חמימה ולכלת בת המצווה להנאה מאירוע משפחתי קטן ואינטימי. אז איך מתכננים אירוע בת מצווה בחצר בסגנון עיצוב מעורר השראה ובחלוקה נכונה של השטח? מומחי Big Day, חברה להפקת אירועים בבית, מציגים טיפים לתכנון בת מצווה בחצר הבית.

תכנון מדויק לאירוע בת מצווה שדופק כמו שעון

כשאנחנו עורכים בת מצווה בחצר הבית חשוב מאוד להקפיד על תכנון יסודי מספר חודשים לפני מועד האירוע. תכנון יסודי הוא חובה בכל אירוע ובייחוד באירוע הנערך בחצר הבית ודורש התארגנות לוגיסטית מקדימה כדי להתאים את תנאי המקום לצרכי האירוע. בעזרת הצ'קליסט הבא תוכלו להתארגן לאירוע בת מצווה בחצר הבית - בנינוחות וברוגע.

קביעת תאריך לחגיגת בת המצווה

השלב הראשון בתכנון אירוע בת מצווה בחצר הבית כולל קביעת תאריך שיהיה נכון לכם כבעלי האירוע ומותאם למשתתפים. דאגו ליידע את המוזמנים מה יותר מוקדם על המועד המתוכנן כך שלא יקבעו כל תוכנית ארוחת בתאריך הרצוי. אגב, כשאתם מתכננים את תאריך האירוע, קחו בחשבון משתנים כמו מזג אוויר מתאים. כך לדוגמה, באירוע הנערך בעיצומו של החורף ייתכן ותזדקקו לפתרונות קירוי וחימום ולעומת זאת, באירוע קיץ יש לבחון פתרונות קירור אפקטיביים.

הגדרת מסגרת תקציב

בשלב מוקדם בתכנון מסיבת בת מצווה בחצר הבית חשוב להכניס את שיקולי התקציב. יש להבין שבת מצווה בחצר היא כותרת רחבה מאוד לרמות שונות של אירועים. כיום, ניתן לבצע בחצר הבית אירועים פשוטים וצנועים או אירועי יוקרה מפוארים, הכל לפי דרישת הלקוח. לכן, רגע לפני שאתם צוללים לתוך עולם ההפקות של מסיבת בת מצווה חשוב שתשבו ותחליטו מה גובה הסכום אותו אתם רוצים להקדיש למטרה זו. שימו לב כי על התקציב להתחלק בין השירותים השונים אותם תזמינו לרבות: קייטרינג, שירותי עיצוב, מוזיקה, צילום, הפקת סרטון, ביגוד ועוד. קביעה של תקציב מוגדר מראש תמנע הפתעות בלתי נעימות ותאפשר לכם לשלוט בתקציב (בצורה גמישה כמובן).

הכנת רשימת מוזמנים (בלי לפספס אף אחד!)

בהכנת רשימת מוזמנים חשוב שתקדימו ותקבעו האם מדובר באירוע משפחתי מצומצם או באירוע גדול בכול קרובים ומכרים בקשת רחבה (זאת כמובן, בהתאם לגודל חצר הבית ולוגיסטיקה הכרוכה בכך). לאחר מכן תוכלו להיעזר בבני משפחה וידידים שערכו אירוע לאחרונה ולקבל מהם רשימה אותו ערכו, מה שיקל עליהם בבניית רשימה מותאמת לצרכים שלכם. בנוסף, תוכלו לבדוק את רשימת אנשי הקשר בטלפון שלכם ולהרכיב מהם רשימת מוזמנים רלוונטית מעודכנת.

הגענו לשלב העיצוב

שלב העיצוב הוא בעינינו אחד מהשלבים היותר מרגשים בתכנון בת מצווה. כאן אנו ממליצים לשבת לפגישה עם מפיקת אירועים או מעצבת עם ידע בתחום עיצוב אירועים, יחד עם כלת בת המצווה ולבנות קונספט עיצובי שתואם את טעמה האישי של בת ה-12. מומלץ לשלב אלמנטים המייחדים את כלת בת המצווה כמו דמות אהובה, עיצוב התואם את האופי שלה (כך לדוגמה: עיצוב כפרי מינימליסטי לילדת טבע עדינה לעומת אירוע בצבעים עזים לנערה דומיננטית עם טעם נועז).

חשוב שקו העיצוב יעברו בכל האלמנטים הקשורים באירוע כדי למתג אותו בצורה אסתטית כך לדוגמה: עריכת שולחן המשתלבת עם מזכרות האירוע, עם קיר הצילום ועם העיצוב הכללי של האולם, אגב, מקובל שכלת בת המצווה לובשת בגד בגוון המשתלב עם מניפת צבעי העיצוב של האירוע.

עריכת פינות ישיבה מזמינות

לפי מבנה החצר שלכם יש להתאים סידורי ישיבה כמספר המשתתפים עם המלצה לייצר מקומות ישיבה ברווח כדי לא ליצור מצב שאורח מגיע לאירוע ואין לו מקום של כבוד בחצר. השתמשו במספר סוגי פתרונות ישיבה: החל משולחנות ערוכים ועד פינות זולה כיפיות. בדקו מה גיל המוזמנים שלכם ולפי זה התאימו את סוגי פינות ישיבה: פתרונות נוחים לבני הגיל המבוגר וכיסאות ופופים המותאמים לילדים צעירים.

התמודדות עם מזג אוויר בלתי צפוי

אירועים בחצר מטבע הדברים חשופים למזג אוויר סוער בחורף ולשרב מהביל בקיץ, איך ניתן למנוע בת מצווה בחצר שמניסה את כל האורחים פנימה לתוך הבית? הכל שאלה של תכנון. כיום, גני אירועים משתמשים בפתרונות קירוי מעולים לצד מזגנים ניידים ופתרונות נוספים שהופכים אירוע בחצר לאירוע מוצל, נעים וכיפי בכל מזג אוויר. בעזרת חברת הפקה התמחה במסיבות בת מצווה בחצר, תוכלו לקבל המלצות התואמות את תנאי השטח של החצר שלכם ולשכור את הציוד ואנשי הצוות להקמת מערך קירוי מושלם.

לסיכום, האספקטים הנוספים שחשוב לקחת בחשבון

חוץ מההמלצות אותן מנינו עד עכשיו, חשוב להשתלב בתכנון בת מצווה בחצר הבית גם: הזמנת קייטרינג איכותי לפי מסגרת התקציב שקבעתם, צילום סטילס ווידאו, מוזיקה ותוכנית המתאימה לחוויה אינטימית באווירה ביתית, תכנון לו"ז מדויק ושליחת הזמנות כולל אישורי הגעה מצד המוזמנים. חברת ביג דיי, חברת הפקה מובילה תחום אירועי החצר מזמינה אתכם לתהליך תכנון מדויק, כיפי ויעיל לקראת אירוע בת מצווה בלתי נשכח!