בר מצווה מהווה אירוע רב משמעות בחייו של נער יהודי. אז נכון שמקובל לחגוג את המסיבה ברוב הדר יחד עם קשת רחבה של בני משפחה, ידידים ומכרים, אבל לכל כלל יש יוצא דופן וגם כאן, יש שבוחרים לרענן את המוסכמות הידועות בנוגע לחגיגת בר מצווה ולהביא קונספט אחר - לא פחות מוצלח, בתחום חגיגות בר המצווה. בר מצווה בחצר הבית - אירוע שכולו חוויה אישית חמימה כאשר בעזרת תכנון ועיצוב נכונים, ניתן להפיק אותו בסטייל גבוה. אז איך עושים את זה? כאן לפניכם המדריך השלם לתכנון והפקת בר מצווה בחצר הבית מאת מומחי חברת Big Day.
מגדירים קונספט
בשלב הראשון עליכם לגבש את הקונספט הרצוי לאירוע, כלומר, איזה אופי יישא האירוע. מן הסתם כאשר אתם חוגגים בר מצווה בחצר הבית, אתם מעוניינים בקונספט משפחתי מצומצם. אולם, גם תחת הגדרה צרה זו עדיין תוכלו לבחור בקונספט ספציפי לאירוע שלכם. כאן עליכם לבדוק האם אתם מעוניינים להזמין רק את בני המשפחה הקרובה וחברי החתן או שהחצר שלכם גדולה דיה כדי להכיל מספר גבוה יותר של מוזמנים? בנוסף, האם תרצו אירוע פשוט ומחובר לטבע או אירוע בסטייל גבוה בו החצר משמשת כתפאורת רקע לאירוע יוקרה מרשים? כאן התפקיד שלכם להגדיר גבולות לאירוע ולתחום את האפשרויות. בהמשך יהיה עליכם ליישם את האסטרטגיה אותה גיבשתם בצורה מעשית.
קובעים מסגרת תקציב ברורה
אחרי שהגדרתם איך אתם רוצים שהאירוע שלכם ייראה, חשוב להגדיר סכום כמסגרת תקציב לאירוע. אבל כמובן, אל תעצרו כאן, מפו את צרכי האירוע וערכו מהם תרשים של עוגה. חלקו את העוגה לפרוסות והקציבו לכל "פרוסה" חלק מהסכום המלא. השתדלו לשמור על איזון והקפידו לייצר סדר עדיפויות כדי להקצות סכומים גבוהים יותר לחלקים החשובים לכם באירוע. כך לדוגמה יהיו מפיקי אירועים שיחליטו להקצות סכום גבוה לעיצוב לעומת מפיקים שיתנו דגש על הפקת סרטון של כל בני המשפחה. הגדרת התקציב וחלוקתו היא לגמרי אינדיבידואלית והיתרון שלה הוא שאתם יכולים לשמור על איזון כלכלי לכל אורך התהליך.
מתאמים תאריך ושעה
בשלב זה עליכם למצוא את הטיימינג המדויק לאירוע. כיוון שמדובר באירוע מצומצם, יש לתשאל את המוזמנים הפוטנציאליים לגבי תאריך ושעה שנוחים להם. גבשו מתווה לתאריך בו רוב המזומנים יוכלו להגיע.
מזמינים קייטרינג, דיג'יי ופתרונות קירוי והצללה
כעת עליכם להיעזר במספר ספקים ולסגור מולם את אספקת השירות ביום המיועד. שימו לב לברר אצל ידידים ומכרים בנוגע לספקים אמינים ואיכותיים וכן ערכו סקר שוק כדי לאתר את נותני השירות המשתלמים ביותר.
מכינים תוכנייה עשירה
הקפידו לייצר תוכן עשיר באירוע כדי להפוך אותו לחוויה נעימה ומחברת עבור כל המשתתפים: דאגו לתעסוקה פעילה עבור בני העשרה: חברי בר מצווה, אחיו ובני הדודים הצעירים ובנוסף, דאגו לפעילות מרתקת גם עבור המבוגרים. הפתרון הנוח ביותר הוא למצוא פעילות שמאחדת את בני כל הגילאים, מה שיכול להיות מגבש מאוד עבור אירוע בו נוכחים בני המשפחה הקרובה וחברים קרובים בלבד. שימו לב כי סרטון משפחתי ושימוש במשחקים חברתיים עשוי לגרום לאווירה חמה ולחיבור בין רבים מהמשתתפים.
החצר עוברת מתיחת פנים
בשלב זה, לאחר שדאגתם לקייטרינג, פתרונות מיזוג וקירוי ותוכנית - יש לדאוג לניקיון החצר וחלוקתה למתחמים. ייחדו חלל בחצר לכל מטרה: חלק אחד עבור הסעודה חלק אחר עבור משחקי חברה וחלק נוסף לריקודים. ניתן לחלק את החצר בעזרת גדרות צמחיה וכדומה כדי לשמור על מראה טבעי ועדיין ליצור מחיצות להפרדה.
מעצבים את החצר בדגש על אסתטיקה ופרקטיקה
חשוב לעצב את החצר בהתאם לקונספט שהוגדר בתחילת תהליך ההפקה. יש לשים דגש על נוחות התנועה בחצר, הקצעת מקום ישיבה מרווח לכל משתתף וכמובן, עיצוב אסתטי מוקפד בהתאם לטעם האישי שלכם.
שלב 8: מתכננים פתרונות תחבורה וחניה
חשוב לחשוב על המוזמנים מבחינת דרכי הגעה לאירוע. בדקו עבורם מהי התחבורה הנוחה ביותר להגיע לחצר הבית שלכם ושמירת חניות עבור האורחים. חישבה על כל פרט לפני האירוע תמנע מתחים ועוגמת נפש מיותרים בהמשך.
מתפעלים את האירוע
בשלב האירוע חשוב לדאוג לתפעול של כל החלקים הלוגיסטיים החל מניקיון תאי השירותים, הגשת המנות ותפעול עמדות מולטימדיה ושולחנות משחק בהתאם לצורך. בעזרת חברת הפקה מקצועית תוכלו להסיר את העול מעל עצמכם ולדעת שהאירוע שלכם בחצר הבית ינוהל בצורה הטובה ביותר.
מחלקים מזכרות ומודים למוזמנים
חשוב לדאוג מראש למזכרות מהאירוע. ניתן להכין מראש או לבחור לדוגמה בצילום מגנטים בתוך האירוע. בשורה התחתונה, חשוב שהאורחים יצאו עם משהו ביד שיישאר להם גם אחרי שסידורי הפרחים יבלו.
ביג דיי - חברת ההפקה שלכם לתכנון והפקת בר מצווה בחצר הבית
בזמן שאתם חולמים על אירוע בחצר הבית בלי עול, מחויבות וכאב ראש, חברת ביג דיי כנראה מבצעת אירוע כזה באחד מחלקי הארץ. רוצים גם אתם ליהנות מהפקת ותכנון ל אירוע משולם בחצר הבית שלכם בלי שתצטרכו לנקוף אצבע? ביג דיי מיומנת בתכנן ועיצוב אירועים ומסיבות בר מצווה בחצר הבית תוך דגש על מקצועיות, חשיבה על כל פרט ואחריות מלאה. כשאתם מזמינים את Big Day אתם יודעים שחגיגת בר המצווה בידיים טובות.
