אין כמו אירועים קטנים בטבע המשלבים חמימות, חיבור ותחושת שחרור. הבחירה בשטח הפתוח כלוקיישן לאירוע היא מצוינת, אולם חשוב להיערך אליה מראש כדי לקיים אירוע באווירה נינוחה ובטוחה ובלי להיבהל מתרחישים בלתי צפויים כמו גשם, מזג אוויר חם מאוד או חשיכה שיורדת מוקדם מהצפוי. מומחי חברת Big Day משתפים אותנו בטיפים הקטנים לעריכת אירוע בטבע במינימום תקלות. אז איך לבחור ציוד מתאים לאירועים קטנים בטבע? טבעי שתרצו לקרוא את המאמר הזה:
בשלב ראשון: תכננו את אופי האירוע
בשלב הראשוני של תכנון האירוע יש להגדיר מספר מאפיינים, לצרוך כך שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
- מי עומד להשתתף באירוע: חברים? בני משפחה? ילדים? בני נוער? מבוגרים? נשים? גברים? כשאתם מבינים מי קהל היעד שלכם אתם יכולים להתאים את הציוד בצורה ייעודית.
- כמה מוזמנים עתידים להגיע לאירוע? שאלה זו מתחברת לשאלה הבאה ותלויה בה:
- איפה האירוע עתיד להיערך? אם האירוע נחגג בגן אירועים גדול, אין הגבלה על מספר האנשים, אולם, אם אתם חוגגים בחצר קטנה, אין ספק כי תצטרכו לצמצם את כמות המוזמנים ולהזמין את האנשים החשובים לכם באמת.
- אילו פעילויות אתם מתכננים לשלב במהלך האירוע: ריקודים? נאום? סעודה? לפי זה תדעו אילו פתרונות ישיבה עליכם להביא לאירוע ומה דרישות המרחב בהם תצטרכו להתחשב כשתתכננו את מיקומם המדויק.
- מהם התנאים הטבעיים באזור האירוע: האם מדובר בשטח מישורי? קרבה לחוף הים? לפי אופי השטח ניתן לקבוע את הפעילויות המתאימות ופתרונות הישיבה/התאורה/הגברה הרלוונטיים.
אז איך לבחור ציוד לאירוע קטן בטבע?
פתרונות קירוי
כעת, בהתאם לתנאי האירוע שהובנו בסעיף הקודם, ניתן להמשיך ולהתקדם לשכירת ציוד לקראת האירוע. כך לדוגמה, אוהלים וסככות בהתאם לגודל האירוע ולמספר המשתתפים. אוהלים וסככות מהווים פתרון איכותי למקרה של יום גשום או יום מוצף שמש. בהתאמת אמצעי הקירוי המתאימים יש לקחת בחשבון מאפיינים כמו מידות האוהלים ביחס לשטח המקום בו מתקיים האירוע וביחס לכמות המשתתפים (לתשומת לבכם, האם אתם מעוניינים במספר אוהלים נפרדים כל חלק באירוע או באוהל אחד גדול?), וכן אוהל המציע חיפוי מלא לעומת סככה שמעניקה הצללה חלקית. שימו לב כי ניתן לשלב גם אמצעי חימום וקירור בהתאם למזג האוויר.
תאורה
תאורה נכונה היא חלק בלתי נפרד מציוד מתאים לאירועים קטנים בטבע, הנערכים כמובן בשעות הערב והלילה. חשוב להרכיב 2 רבדים של תאורה כדי למקסם את האירוע: תאורה בסיסית שתפקידה להאיר את המקום לצד תאורת אווירה שמשפיעה על ההווי ועל תחושת הנוכחים. כך למשל, תאורה צהובה משרה אווירה חמימה ואילו שרשרת נורות צבעוניות יוצרת אנרגיות חיוביות ומשרה עליזות באוויר.
מערכת הגברה
כשאתם מתכננים רחבת ריקודים סוערת או הרצאה בחיק הטבע, חשוב להתייחס לאתגרים הקשורים לעריכת אירוע בטבע. שימו לב, כי יש לדאוג למערכת הגברה ולגנרטור וכן להתאים את מספר הרמקולים לגודל השטח בו נערך האירוע. בנוסף, יש לדאוג למיקרופונים עוצמתיים על מנת שניתן יהיה להנחות את האירוע.
תאי שירותים ניידים
במסיבה הנערכת בטבע יש לדאוג לתאי שירותים נוחים ונקיים. לצורך כך יש לחשב תא שירותים לכל 20-30 משתתפים. בנוסף, יש לדאוג לשירותי ניקיון לאורך כל האירוע.
עיצוב
עיצוב הוא חלק משמעותי בתכנון אירוע בטבע. מומלץ להתאים את האלמנטים השונים במסיבה אחד לשני ולקשר אותם ללוקיישן. ניתן לשלב באירוע חוץ מושקע עיצובי פרחים, לצד שימוש בצמחייה, בצדפים או בכל אלמנט עיצובי אחר התואם את אווירת האירוע. בעיצוב השולחנות, שהם מרכז האירוע מבחינה עיצובית, ניתן להיעזר בקישוטים במוטיב של עץ, במפיות פרחוניות ובכל מאפיין עיצובי אחר שמתאים לרקע הטבעי של האירוע.
קייטרינג
בבחירת קייטרינג יש לאפיין קודם את אופי הסעודה באירוע: האם אתם מעוניינים בדוכני מזון? בסעודה מוקפדת? בארחה הכוללת בשרים מעושנים ומנגל? בנוסף, חשבו האם אתם מעוניינים להיעזר במלצרים או באנשי צוות שייתנו שירות במקום.
עריכה, הקמה ותפעול
כדי שהאירוע שלכם ידפוק כמו שצריך ויתנהל בצורה חלקה, יש לדאוג לאנשי צוות שיהיו אחראיים על שינוע הציוד, על הקמת מערך פינות הישיבה, מערכת ההגברה, התאורה והקייטרינג. קיימות בידיכם 2 אפשרויות: לעמוד מול מספר ספקים ולדאוג שיבצעו את עבודתם בצורה מושלמת או להיעזר בחברת הפקה שתיקח מכם את כל העול הלוגיסטי באירוע.
Big Day - חברת ההפקה שלכם לאירוע מושלם בטבע
אין ספק כי אירוע בטבע כולל מגוון רחב של יתרונות, אולם, לא תמיד קל לארגן את כל הפרטים הקטנים כדי שאירוע כזה יהיה מוצלח כפי שתכננתם. חברת Big Day שכבר הפיקה עשרות אירועים בכל רחבי הארץ - מבטיחה לכם ראש שקט לקראת האירוע ולאחריו כשהיא דואגת לכל הפרטים לפי דרישתכם.
בעזרת Big Day תוכלו לארגן אירוע קטן בטבע כולל הגברה, תאורה, פתרונות הצללה, קייטרינג, צילום ועוד. לפרטים נוספים חייגו עכשיו 050-221-1155 ונציג של החברה ישמח להעניק לכם ייעוץ אישי לקראת האירוע שלכם.